/ PROCEDURA DI WHISTLEBLOWING
INDICE
1. INTRODUZIONE
2. DEFINIZIONI
3. OGGETTO DELLE SEGNALAZIONI
4. CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNA
4.1. DESTINATARIO
4.2. GESTIONE DELLA SEGANALAZIONE
4.2.1. ANALISI PRELIMINARE DELLA SEGNALAZIONE
4.2.2. GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE INTERNA
4.2.3. DECISIONE SULLA SEGNALAZIONE
5. MISURE DI PROTEZIONE
6. RISERVATEZZA
7. DATA PROTECTION
8. SANZIONI
9. CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNA E DIVULGAZIONE PUBBLICA
10. FORMAZIONE E INFORMAZIONE SUL WHISTLEBLOWING
1. INTRODUZIONE
Scopo della presente procedura è quello di disciplinare un sistema di segnalazioni di irregolarità nell’ambito dell’attività di CSU Soc. Coop.
La presente procedura è stata predisposta in conformità alla normativa locale e alle linee guida che trovano applicazione nell’ordinamento italiano in materia di whistleblowing ed in particolare:
- al decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 di “attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, che disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un Contesto Lavorativo;
- al D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231, modificato dal decreto sopra citato;
- alle linee guida dell’ANAC in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.
2. DEFINIZIONI
“ANAC” = l’Autorità Nazionale Anticorruzione
“CSU” o la “Società” = CSU Soc. Coop.
“Codice Privacy” = il D.Lgs. 30 giugno 2003, 196 e successive modifiche e integrazioni
“Contesto Lavorativo” = le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte nell’ambito dei rapporti con CSU, attraverso le quali indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni che rientrano nell’ambito applicativo della presente Procedura.
“Decreto 231” = il D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231 e successive modifiche e integrazioni
“Decreto Whistleblowing” = il D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 e successive modifiche e integrazioni “Direttiva” la Direttiva (UE) 2019/1937 e successive modifiche e integrazioni “Destinatario” il Comitato individuato quale destinatario e gestore delle Segnalazioni ai sensi dell’art. 4 del Decreto Whistleblowing e autorizzato al trattamento dei dati ai sensi del GDPR
“Modello 231” = il modello di organizzazione e di gestione, previsto dal Decreto 231, adottato dalla Società.
“Organismo di Vigilanza o “OdV” = L’organismo di vigilanza istituito da CSU ai sensi del Decreto 231 e i singoli componenti dello stesso.
“Piattaforma” = la piattaforma informatica attivata, tramite la quale la Società ha istituito il proprio canale di Segnalazione interna
“Segnalanti/e” = i dipendenti, collaboratori, azionisti, persone che esercitano (anche in via di mero fatto) funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza della Società e altri soggetti terzi che interagiscano con la Società (compresi i fornitori, consulenti, intermediari, ecc.) nonché stagisti o lavoratori in prova, candidati a rapporti di lavoro ed ex dipendenti
“Segnalazione/i” = la Segnalazione/i effettuata/e in conformità alla presente Procedura e alla normativa applicabile in materia di whistleblowing “Persona Coinvolta” la persona fisica o giuridica menzionata nella Segnalazione come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata.
“Soggetti Collegati” = i soggetti per i quali sono applicabili le stesse tutele che il Decreto Whistleblowing prevede per il Segnalante e che sono: (i) i facilitatori; (ii) persone del medesimo Contesto Lavorativo della persona Segnalante e che sono legate alla stessa da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado; (iii) colleghi di lavoro della persona Segnalante che lavorano nel medesimo Contesto Lavorativo e che hanno con il Segnalante un rapporto abituale e corrente; (iv) enti di proprietà della persona Segnalante o per i quali la stessa lavora o enti che operano nel medesimo Contesto Lavorativo.
3. OGGETTO DELLE SEGNALAZIONI
Le violazioni che possono essere segnalate sono quelle di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del proprio Contesto Lavorativo e che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o della Società e consistono in:
1. condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto Lgs. 231 o violazioni del Modello 231, che non rientrano negli illeciti di seguito indicati;
2. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali (da intendersi con riferimento alla normativa privacy) e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
3. atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea;
4. atti o omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
5. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei numeri 2), 3) e 4) che precedono;
6. violazioni delle policies, linee guida e procedure di Gruppo adottate dalla Società nei seguenti ambiti:
a. anticorruzione;
b. antiriciclaggio;
c. diritti umani;
d. sostenibilità (i.e. ESG);
e. sicurezza informatica;
f. antitrust.
Il Decreto Whistleblowing non trova applicazione per le contestazioni, rivendicazioni o richieste di carattere personale che attengono ai propri rapporti di lavoro o ai rapporti di lavoro con il proprio superiore gerarchico; pertanto, le Segnalazioni di tal tipo non verranno trattate ai sensi della presente Procedura.
Le violazioni del Codice Etico – salvo che corrispondenti a violazioni del Modello 231, a illeciti rilevanti ai sensi del Decreto 231 o alle altre violazioni indicate nel presente paragrafo – non possono essere segnalate ai sensi della presente Procedura.
4. CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNA
La Società ha attivato ai sensi del Decreto Whistleblowing il seguente canale di Segnalazione interna, tramite una Piattaforma, che consente l’invio in modalità informatica di Segnalazioni e garantisce, anche tramite crittografia, la riservatezza del Segnalante e della Persona Coinvolta nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione:
https://whistlesblow.it/c/csu-soc-coop/1
Tale canale di Segnalazione interna è stato istituito dando informativa alle rappresentanze sindacali.
Il canale di Segnalazione interna consente segnalazioni in forma scritta e segnalazioni in forma orale (tramite il caricamento di un file audio).
Nel caso di Segnalazione orale, è prevista la possibilità – tramite la Piattaforma e previo consenso del Segnalante – di documentare a cura del Destinatario il contenuto della Segnalazione mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante trascrizione integrale della stessa.
4.1. Destinatario
La Società ha individuato quale destinatario delle Segnalazioni interne l’Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231/2001, il quale è stato formato in materia di whistleblowing e sul funzionamento del sistema di whistleblowing applicato dalla Società ed è tenuto al rispetto di quanto previsto dalla Procedura e dal Modello 231.
4.2. Gestione della Segnalazione
4.2.1. Analisi preliminare della Segnalazione
Al ricevimento della Segnalazione, il Destinatario:
a. rilascia al Segnalante avviso di ricevimento della Segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
b. svolge un’analisi preliminare dei contenuti della Segnalazione, al fine di valutarne la rilevanza in relazione all’ambito di applicazione del Decreto Whistleblowing e, in generale, della Procedura;
c. classifica la Segnalazione
I. “ammissibile” quando la stessa risulta essere stata inviata in conformità al Decreto Whistleblowing e alla presente Procedura e la violazione segnalata rientri nel campo di applicazione del Decreto Whistleblowing e della presente Procedura;
II. “non ammissibile” e l’archivia, quando:
- la stessa è manifestamente infondata, per l’assenza di elementi di fatto riconducibili alle violazioni tipizzate dal Decreto Whistleblowing e indicate al paragrafo 3 della presente Procedura;
- la Segnalazione ha un contenuto generico tale da non consentire la comprensione dei fatti ovvero la Segnalazione è corredata da documentazione non appropriata o inconferente;
- viene prodotta solo documentazione, in assenza di una Segnalazione di condotte illecite.
Ove quanto segnalato non sia adeguatamente circostanziato, il Destinatario può chiedere elementi integrativi al Segnalante tramite la Piattaforma (o di persona, ove il Segnalante abbia richiesto un incontro diretto nel corso delle interlocuzioni con il Destinatario).
Nel caso di Segnalazione “non ammissibile”, il Gestore della Segnalazione dovrà avere cura di motivare per iscritto al Segnalante – tramite la Piattaforma – le ragioni dell’archiviazione.
Per le Segnalazioni di condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto 231 o violazioni del Modello 231, il Comitato provvede a coinvolgere tempestivamente l’Organismo di Vigilanza, al fine di valutare – in sessione congiunta – se la Segnalazione debba essere gestita dallo stesso di concerto e con il supporto dell’OdV, in conformità con quanto previsto dal Modello 231 e dalla presente Procedura.
La Segnalazione interna presentata tramite un canale diverso da quello indicato nella presente Procedura deve essere trasmessa immediatamente (entro sette giorni) al Destinatario, dandone contestuale notizia al Segnalante.
4.2.2. Gestione della Segnalazione interna
Nel gestire la Segnalazione, il Destinatario svolge le seguenti attività:
a. mantiene le interlocuzioni con il Segnalante e – se necessario – richiede a quest’ultimo integrazioni; a tal riguardo, la Piattaforma consente lo scambio di informazioni e/o documenti;
b. fornisce diligente seguito alle Segnalazioni ricevute;
c. fornisce riscontro alla Segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento della Segnalazione o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
La Segnalazione e relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione e, comunque, non oltre cinque anni dalla data della comunicazione dell’esito finale del processo di gestione della Segnalazione.
4.2.3. Decisione sulla Segnalazione
Le evidenze raccolte durante le indagini interne vengono analizzate per comprendere il contesto della Segnalazione, per stabilire se si sia effettivamente verificata una violazione rilevante ai sensi delle Procedura nonché per identificare misure disciplinari, misure idonee a rimediare alla situazione che si sia determinata e/o a evitare che una simile situazione possa ripetersi in futuro.
5. MISURE DI PROTEZIONE
Il Decreto Whistleblowing prevede le seguenti misure di protezione nei confronti del Segnalante e dei Soggetti Collegati:
- divieto di ritorsione in ragione di una Segnalazione;
- misure di sostegno, che consistono in informazioni, assistenza, consulenza a titolo gratuito da parte di enti del terzo settore indicati in un elenco disponibile sul sito dell’ANAC in merito alle modalità di Segnalazione e alle previsioni normative in favore di Segnalante e della Persona Coinvolta;
- protezione dalle ritorsioni, che comprende:
· la possibilità di comunicare all’ANAC le ritorsioni che si ritiene di aver subito a seguito di una Segnalazione;
· la previsione di nullità degli atti assunti in violazione del divieto di ritorsione, da far valere anche in sede giudiziaria;
- limitazioni di responsabilità in caso di rivelazione (o diffusione) di violazioni coperte da obbligo di segreto o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali oppure di informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata, se
· al momento della rivelazione (o diffusione) vi fossero fondati motivi per ritenere che la stessa fosse necessaria per svelare la violazione e
· sussistessero le condizioni di cui ai successivi punti a) e b);
- limitazioni di responsabilità, salvo che il fatto costituisca reato, per l’acquisizione delle informazioni sulle violazioni o per l’accesso alle stesse;
- sanzioni (indicate nella presente Procedura).
CSU protegge il Segnalante in buona fede, pertanto, le misure di protezione sopra elencate si applicano al Segnalante e ai Soggetti Collegati a condizione che:
a. al momento della Segnalazione, il Segnalante avesse fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate o denunciate fossero vere e rientrassero nell’ambito delle violazioni di cui al paragrafo 3 della Procedura (i.e. Segnalazione in buona fede);
b. la Segnalazione è stata effettuata in conformità a quanto previsto dalla Procedura e dal Decreto Whistleblowing.
Le misure di protezione sopra elencate trovano applicazione anche in caso di Segnalazione anonima, se il Segnalante è stato successivamente identificato e ha subito ritorsioni.
6. RISERVATEZZA
L’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi direttamente o indirettamente tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso del Segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni.
La protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella Segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della Segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona Segnalante.
L’identità del Segnalante è coperta da segreto in un eventuale procedimento penale (non oltre la chiusura delle indagini preliminari) e nel procedimento disciplinare attivato contro il presunto autore della condotta segnalata.
Sono necessari la comunicazione per iscritto delle ragioni della rivelazione dell’identità del Segnalante e il consenso scritto del medesimo qualora:
· una contestazione disciplinare sia fondata in tutto o in una parte sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare (pena l’inutilizzabilità della Segnalazione nell’ambito del procedimento disciplinare);
· nei procedimenti instaurati in seguito a una Segnalazione, la rivelazione dell’identità del Segnalante sia indispensabile anche ai fini della difesa della persona cui è rivolta la contestazione.
7. DATA PROTECTION
Il trattamento dei dati personali nella gestione del canale di Segnalazione interno e delle Segnalazioni ricevute deve essere effettuato a norma del GDPR e del Codice Privacy.
La Società ha definito il proprio modello di ricevimento e gestione delle Segnalazioni interne, individuando misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato agli specifici rischi derivanti dai trattamenti effettuati, sulla base di una valutazione di impatto sulla protezione dei dati.
Il rapporto con fornitori esterni che trattano dati personali per conto della Società deve essere disciplinato ai sensi dell’art. 28 del GDPR.
Le persone competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni ai sensi della presente Procedura devono essere autorizzate a trattare i dati personali relativi alle Segnalazioni ai sensi del GDPR e del Codice Privacy.
Ai Segnalanti e alle Persone coinvolte devono essere fornite idonee informazioni ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione non sono raccolti o, se raccolti, devono essere cancellati immediatamente.
8. SANZIONI
Ai sensi del Decreto Whistleblowing, è soggetto a sanzioni pecuniarie da parte dell’ANAC, colui che si renda responsabile di una delle seguenti condotte:
- compimento di ritorsioni in relazione a Segnalazioni;
- ostacolo o tentato ostacolo all’effettuazione della Segnalazione;
- violazione degli obblighi di riservatezza previsti dalla Procedura e dal Decreto Whistleblowing;
- mancata istituzione dei canali di Segnalazione secondo i requisiti previsti dal Decreto Whistleblowing;
- mancata adozione di una procedura per l’effettuazione e la gestione delle Segnalazioni o mancata conformità della stessa al Decreto Whistleblowing;
- mancata verifica e analisi delle Segnalazioni ricevute.
Per tutte le condotte sopra elencate sono, inoltre, applicabili le sanzioni disciplinari previste dal Modello 231.
È, inoltre, prevista l’irrogazione di una sanzione disciplinare nei confronti del Segnalante quando (fuori da specifici casi previsti dal Decreto Whistleblowing) è accertata in capo allo stesso: (i) anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero (ii) la responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.
9. CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNA E DIVULGAZIONE PUBBLICA
Il Segnalante può effettuare una Segnalazione esterna tramite il canale istituito e accessibile sul sito dell’ANAC delle seguenti violazioni:
1. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
2. atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea;
3. atti o omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse a atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
4. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei numeri precedenti.
Si precisa che il ricorso al canale di Segnalazione esterna istituito presso l’ANAC può avvenire solo se:
- il canale di Segnalazione interna indicato nella Procedura non risulti attivo;
- il Segnalante ha già effettuato una Segnalazione al canale indicato nella Procedura e la stessa non ha avuto seguito;
- il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna tramite il canale previsto dalla presente Procedura, alla stessa non verrebbe dato seguito ovvero la Segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
- il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione da segnalare possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico.
Per l’utilizzo di tale canale di Segnalazione esterna si prega di fare riferimento alle linee guida e al sito ufficiale dell’ANAC al presente URL: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing
Si precisa che al ricorrere delle seguenti condizioni, indicate all’art. 15 del Decreto Whistleblowing e sul sito dell’ANAC, al Segnalante è consentito ricorrere alla divulgazione pubblica della violazione qualora lo stesso:
- ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non ha avuto riscontro;
- ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
- ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi riceve la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
10. FORMAZIONE E INFORMAZIONE SUL WHISTLEBLOWING
Le informazioni sulla presente Procedura sono rese accessibili a tutti e disponibili sul sito intranet e Internet: https://www.csu-online.it. Le informazioni sulla Procedura sono rese disponibili anche in fase di assunzione e in fase di uscita di un dipendente. La formazione in materia di whistleblowing è, inoltre, inserita nei piani di formazione del personale previsti dalla Società in materia di compliance.